Excel sangat populer karena selain menawarkan banyak fungsi, ia juga menawarkan kemudahan dalam mengolah angka. Coba saja ketika Anda ingin memberi nomor pada suatu tabel, Anda tidak perlu mengetikkan angka-angka satu per satu. Cukup ketikkan angka 1 dan 2 pada satu kolom yang saling berurutan, lalu geser ke bawah, maka angka berapapun akan muncul secara urut!
Fungsi ini sangat membantu terutama jika data Anda berjumlah ribuan. Anda tidak mungkin mengetikkan angka-angka dari 1 hingga 1865 secara manual kan? Hal serupa juga terjadi pada pengurutan data yang berwujud teks. Misalnya pengurutan Hari dan Bulan. Jika Anda mengetikkan "Jan" lalu menarik pointer ke bawah, secara ajaib bulan-bulan lainnya juga muncul!
Namun sayangnya, "List" atau "daftar" teks hanya dikhususkan untuk hari dan bulan, sendangkan yang lainnya TIDAK. Misalnya urutan provinsi seluruh Indonesia, jika Anda mengetikkan "NAD" lalu menggeser pointer, maka provinsi lainnya TIDAK akan muncul karena format ini tidak terdaftar! Hmmm, sayang :)
Tapi kabar baiknya, Anda bisa kok menciptakan daftar Anda sendiri. Kita bayangkan Anda sebagai petugas ASEAN yang anggotanya ada 10 Negara: Burma, Thailand, Indonesia, Malaysia, Brunei, Kamboja, Vietnam, Laos, Singapura, dan Filipina; dan Anda lelah mengetikkannya satu per satu. "Hey, bagaimana kalau kita buatkan saja Daftarnya???"
Cara membuat daftar sendiri:
1. Pastikan Anda telah mengetikkan nama-nama atau teks yang akan dibuat menjadi daftar pada sheet
2. Pilih/ blok daftar Anda dalam sheet tersebut
3. Pada Menu Tools, pilih Options, lalu pilih tab "Custom List"
4. Pada "Import list from cells", browse range daftar Anda
5. Klik Import
5. Klik OK
ATAU
1. Buka Menu Tools -> Options -> tab Custom List
2. Klik NEW LIST dan ketikkan daftar Anda satu per satu
3. Setelah selesai, klik "Add"
4. Klik OK, selesai
Sekarang Anda tidak perlu membuat capek jari-jari Anda mengetikkan 10 negara tersebut satu per satu. Cukup buat kata "Burma" dan geser ke bawah, negara Asean Anda muncul secara otomatis! Praktis kan?
P.S. Untuk men-delete List cukup akses window Options dan pilih tab Custom List, klik List yang akan di-delete, lalu tekan tombol Delete. List Anda akan hilang untuk selamanya....
BTemplates - Template Blog
Header Bagus Gratis
StriptisDelapan - Film
Blog Vikachew09
Tampilkan postingan dengan label Office. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label Office. Tampilkan semua postingan
Custom List pada Ms. Excel
Memproteksi Data pada Ms. Excel
Kamu-kamu pasti sudah familiar dengan program keluaran Microsoft Corporation ini. Software Spreadsheet yang populer dan digunakan di seluruh dunia ini berfungsi untuk mengolah data-data berupa angka dan grafik. Pengetahuan akan pengoperasian software ini begitu penting karena karena berguna untuk pekerjaan perhitungan terutama untuk masalah finansial.
Data-data pada Excel kemungkinan dapat berupa angka-angka yang sangat berharga, seperti daftar nilai untuk guru, laporan keuangan untuk bendahara. Kita tidak dapat membayangkan jika file-file tersebut diisengi oleh seseorang yang tdak bertanggung jawab. Apalagi jika file Excel tersebut dapat diakses dengan bebas oleh pihak lain.
Untuk mencegah penggubahan data oleh orang-orang jahil, ada baiknya kita memproteksi data-data pada Excel. Hal ini juga berguna bagi kamu jikalau data terhapus atau tersunting secara tidak sengaja. Langkah-langkahnya simpel banget kok. :)
Untuk melindungi data dari pengeditan ataupun penghapusan:
1. Pilih sel atau range yang ingin dilindungi/ diproteksi
2. Klik Menu Format -> Cells -> Pilih Tab Protection
3. Pastikan checkbox "Locked" terpilih (lihat gambar)
4. Klik OK
Agar kunci "Locked" bekerja, maka kamu harus melindungi semua sheet yang berisi data-data penting. Untuk melakukannya mudah sekali:
a. Klik Menu Tools -> Tunjuk "Protection" -> Klik Protect Sheet
b. Pada kotak dialog Protect Sheet, ketikkan password untuk mencegah pengeditan data
c. Klik OK
Selesai. Sekarang, jika ada orang iseng yang ingin mengutak-atik data kamu, dia akan kesulitan karena sheet dilindungi oleh password.
Jika kamu ingin meng-edit data, tinggal Klik Menu Tools -> Protection -> Unprotect Sheet, lalu ketikkan password. Lalu jika penyuntingan selesai, kamu dapat mengulangi langkah-langkah di atas untuk melindungi data. Beres kan?
P.S. kamu tentunya harus bijak dalam memilih password ini, jangan menggunakan kata-kata atau frase yang mudah ditebak, dan jangan secara ceroboh menuliskannya pada selembar kertas. Keamanan password sepenuhnya berada dalam tanggung jawab kamu. :)
Data-data pada Excel kemungkinan dapat berupa angka-angka yang sangat berharga, seperti daftar nilai untuk guru, laporan keuangan untuk bendahara. Kita tidak dapat membayangkan jika file-file tersebut diisengi oleh seseorang yang tdak bertanggung jawab. Apalagi jika file Excel tersebut dapat diakses dengan bebas oleh pihak lain.
Untuk mencegah penggubahan data oleh orang-orang jahil, ada baiknya kita memproteksi data-data pada Excel. Hal ini juga berguna bagi kamu jikalau data terhapus atau tersunting secara tidak sengaja. Langkah-langkahnya simpel banget kok. :)
Untuk melindungi data dari pengeditan ataupun penghapusan:
1. Pilih sel atau range yang ingin dilindungi/ diproteksi
2. Klik Menu Format -> Cells -> Pilih Tab Protection
3. Pastikan checkbox "Locked" terpilih (lihat gambar)
4. Klik OK
Agar kunci "Locked" bekerja, maka kamu harus melindungi semua sheet yang berisi data-data penting. Untuk melakukannya mudah sekali:
a. Klik Menu Tools -> Tunjuk "Protection" -> Klik Protect Sheet
b. Pada kotak dialog Protect Sheet, ketikkan password untuk mencegah pengeditan data
c. Klik OK
Selesai. Sekarang, jika ada orang iseng yang ingin mengutak-atik data kamu, dia akan kesulitan karena sheet dilindungi oleh password.
Jika kamu ingin meng-edit data, tinggal Klik Menu Tools -> Protection -> Unprotect Sheet, lalu ketikkan password. Lalu jika penyuntingan selesai, kamu dapat mengulangi langkah-langkah di atas untuk melindungi data. Beres kan?
P.S. kamu tentunya harus bijak dalam memilih password ini, jangan menggunakan kata-kata atau frase yang mudah ditebak, dan jangan secara ceroboh menuliskannya pada selembar kertas. Keamanan password sepenuhnya berada dalam tanggung jawab kamu. :)
Track Changes pada Ms. Excel
Track Changes adalah fasilitas yang disediakan oleh Ms. Excel untuk memonitor setiap perubahan ataupun pengeditan yang dilakukan pada data. Track Changes juga dapat melacak siapa yang melakukan penggubahan dan kapan dilakukannya. Hal ini dapat berguna jika ingin melacak penyuntingan data oleh orang lain.
Jika Anda mengaktifkan Track Changes, maka seluruh pengeditan sejak saat itu akan direkam. Tanda-tanda perekaman itu adalah munculnya tanda berupa segituga warna biru di pojok kiri atas. Tolong bedakan dengan segitiga merah yang merupakan indikasi adanya komentar.
Atas adalah sebuah komentar...
Yang atas ini Track Changes....Jadi kita dapat mengetahui data-data apa yang diubah dengan melihat tanda-tanda tersebut. Jika Anda membuka file Anda dan menemukannya, maka Anda harus lebih berhati-hati dalam menjaga file-file Anda.
Cara mengaktifkan Track Changes:
- Klik Menu Tools -> Track Changes -> Klik Highlight Changes
- Pada window yang muncul, aktifkan (centang) bagian "Track Changes while editing. This also shares your workbook"
- Untuk membatasi waktu dan pelaku, settinglah bagian When dan Who
- Untuk membatasi daerah pengeditan, browse sel/ range tertentu. Jika Anda membiarkannya kosong berarti Anda memerintahkan perekaman perubahan di seluruh workseet.
- Kotak "Highlight changes on-screen" berguna untuk menampilkan segitiga biru pada saat terjadi perubahan. Jika Anda membiarkannya kosong berarti segitiga biru TIDAK akan muncul pada saat pengeditan data, tetapi perubahan TETAP direkam. Lebih lanjut akan diterangkan di bawah.
- Klik OK
Saat Track Changes aktif, maka setiap perubahan akan direkam dan ditampolkan dengan segitiga biru yang memapilkan perubahan macam apa yang telah dilakukan. Misalnya pada contoh gambar di atas, semua perubahan akan jelas pelaku, waktu, dan objek penyuntingannya.
Ada fitur dalam Track Changes yang bernama "Highlight changes on-screen". Fitur ini membuat segitiga Track Changes tidak terlihat secara kasat mata, namun perekaman perubahan tetap dilakukan.
Manfaat "Highlight changes on-screen"1. Mengatasi gangguan penglihatan
Jika Anda mengedit banyak sel, dan Track Changes masih menyala, kemungkinan besar Anda akan merasa terganggu karena banyak Track Changes muncul pada saat pointer melintasi area tertentu. Bagaimana agar segitiga biru itu hilang saja? Untuk melakukannya mudah saja. Anda hanya tinggal mengaktifkan kotak "Highlight changes on-screen". Dengan begitu tidak akan ada lagi segitiga biru dan pop-up yang menghalangi pandangan Anda.
2. Track Changes bisa dikelabuhi
Siapa tahu ada user lain yang menjahili dokumen Anda dan melakukan perubahan. Namun pada saat dia mengedit suatu sel, ia melihat indikasi Track Changes dan merasa terancam. Tanpa pikir panjang, ia lalu mematikan/ menon-aktifkan fungsi Track Changes sehingga penyuntingannya berjalan lancar. Hmmm.
Lain ceritanya jika Anda mematikan fungsi "Highlight changes on-screen". User lain tidak akan menyadari bahwa aktivitasnya direkam, dan terus saja melakukan penyuntingan. Dengan demikian aksinya akan terbongkar ketika Anda menyalakan fungsi "Highlight changes on-screen" lagi. :)
Format Cells -> Custom pada Excel
Jika Anda sering bekerja dengan Ms. Excel, Anda pasti sudang sering memformat sel menjadi bermacam-macam jenis. Misalnya memformat sel menjadi sel "Currency" yang menambahkan $ atau Rp sebelum angka yang diketikkan, atau mengubahnya menjadi format "Date" yang mengubah isi sel menjadi format penulisan tanggal (dd-mm-yyyy, misalnya).
Format-format tersebut dapat kita temukan di Menu Format -> Cells, pada tab "Number". Ada 12 macam yang ada di sana, General, Number, Currency, Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific, Text, Special, dan... Custom.
Format Custon inilah yang paling unik, karena isinya merupakan alternatif-alternatif lain yang tidak dapat kita temukan pada 11 format lainnya. Misalnya pada Type "Custom" tersebut, kita dapat menjumpai hal-hal nyeleneh yang berisi tanda pagar (#), tanda dolar ($), tanda tanya (?)... dan lainnya (lihat gambar).
Tampilan Format Cells -> CustomNah kira-kira apa maksudnya ya? Mari kita lihat!
# Angka
?.? Angka desimal dengan desimal yang diratakan
?/? Pecahan dengan simbol pembagi yang diratakan
$ Tanda dolar yang ditambahkan pada angka
h: Jam
mm: Menit
ss Detik
d Hari
m Bulan
y Tahun
@ Teks setelah angka (misalnya "units"@)
Hmm, gunanya untuk apa ya? Hihi, tambah bingung aja.
Eits, tenang. Mari kita coba satu contoh. Misalkan Anda ingin mengkombinasikan tampilan tanggal dengan waktu, maka Anda hanya perlu mencari format dengan type d/m/yyyy h:mm:ss pada Format Cells. Atau jika ingin berkesperimen sendiri, silakan mengorek-orek/ mencoba-coba format lucu ini!
Selamat mencoba!
Mengupdate Grafik Ms. Word lewat Ms. Excel
Kebingungan membuat grafik ketika bekerja di Ms. Word? Pasti tidak, Ms. Excel dapat melakukannya untuk Anda. Cara-caranya yang mudah dan cepat akan membuat pekerjaan Anda lebih ringan. Anda tinggal membuat grafiknya di Ms. Excel, lalu menyalin hasilnya pada Ms. Word. Hal yang serupa juga berlaku untuk Ms. Power Point, jika Anda mau :D
Tapi tahukah Anda bahwa Anda DAPAT mengubah/ mengupdate grafik Ms. Word Anda lewat Ms. Excel? Jadi ketika Anda mengubah data grafik pada file sumbernya (yaitu file Ms. Excel) maka grafik pada Ms. Word atau PowerPoint Anda jika ikut ter-update secara otomatis!
Grafik pada Ms. Word secara otomatis akan ter-update ;)Tidak percaya?
Pada prinsipnya, perubahan HANYA dapat dilakukan jika ada hubungan target (dokumen Word tempat Anda menempelkan grafik) dan sumber (worksheet Excel tempat asal grafik). Jadi jangan salahkan komputer Anda jika perubahan yang Anda minta tidak terjadi, padahal Anda belum membuat hubungan target-sumber antara kedua file.
Untuk membuat hubungan/ link semacam itu, ikuti langkah-langkah jitu ini:
- Dalam worksheet Excel, pilih grafik yang akan ditempel pada Word
- Klik Menu Edit -> Copy atau Shortcut Ctrl+C untuk menyalinnya
- Buka dokumen Word, Klik Edit -> PASTE SPECIAL (bukan Paste bukan Paste BUKAN PASTE!)
- Pada kotak dialog Paste Special, pastikan Microsoft Excel Chart Object dipilih dalam daftar As, kemudian pilih opsi Paste Link untuk membuat koneksi sumber-target
- Klik OK
Sekarang cobalah untuk mengedit data sumber, dan lihat perubahannya pada dokumen Word Anda. :)
P.S. Bagaimanapun, Anda TIDAK BISA mengupdate grafik Excel Anda dengan mengubah file dalam dokumen Word.
Pesan Kesalahan pada Ms. Excel
Pernahkah Anda bermaksud untuk menerapkan rumus-rumus tertentu pada Ms. Excel dan melihat sel mengandung pesan kesalahan? Misalnya "#DIV/0!", "#NAME?", atau "#NUM!"? Mari kita pelajari maksudnya....
##### Maksudnya, isi dari sel terlalu lebar untuk ditampilkan, dan Anda perlu mengedit lebar kolom untuk menampilkan angka tersebut. Misalnya angka 20000000000001 tidak mungkin muat tampil dalam satu sel
#DIV/0! Kesalahan ini muncul jika Anda mencoba membagi suatu angka dengan angka nol (0). Gantilah anka nol tersebut dengan angka lain karena pengoperasian ini tidak dapat terdefinisikan
#N/A Kesalahan ini berarti "tidak ada". Jika sel yang ditunjuk rumus itu tidak ada, maka akan muncul pesan ini. Kesalahan ini bisa terjadi karena sel tujuan sudah terhapus
#NAME? Jika Anda mengetikkan sesuatu yang tidak dikenal Excel sebagai rumus, pesan ini akan muncul. Misalnya dalam pengoperasian =SUM(C1:C10), ANda salah mengetikkannya menjadi =SUM(C1-C10)
#NUM! Jika hasil rumus Anda berupa angka yang terlalu besar atau terlalu kecil maka pesan ini akan muncul pada sel. Angka yang terlalu besar adalah angka yang melebihi nilai 1 x 10^307, dan angka yang terlalu kecil adalah angka yang kurang dari -1 x 10^307
#NULL! Saat Anda menerapkan rumus pada dua buah range yang terpisah, maka pesan ini bisa muncul. Misalnya pada rumus =SUM(C1:C10,E1:E6), ada dua buah range yaitu C1:C10 dan E1:E6 yang tidak saling berhubungan. Jika Anda tidak membubuhkan tanda koma (,) maka Excel akan berusaha mencari perpotongan kedua range tersebut, padahal perpotongan tersebut tidak ada
#REF! Jika Anda secara sengaja ataupun tidak, telah mengganti (drag-drop) sumber rumus dengan angka dari sel yang baru, maka pesan ini akan memperingatkan Anda. Berhati-hatilah dalam memindah sel, pastikan tidak ada rumus yang mengacu pada sel tersebut
#VALUE! Pesan ini muncul jika Anda memasukkan teks atau karakter non-numerik pada sel yang dirujuk oleh rumus. Misalnya Anda menjumlahkan angka 10 dengan teks "lima" maka rumus tidak akan mendapatkan hasil yang diinginkan
Circular Reference Pesan ini memperingatkan Anda jika terjadi sebuah referensi melingkar. Artinya, rumus Anda tidak dapat diformulasikan oleh Excel karena targetnya berputar-putar dalam satu putaran rumus tanpa akhir.
##### Maksudnya, isi dari sel terlalu lebar untuk ditampilkan, dan Anda perlu mengedit lebar kolom untuk menampilkan angka tersebut. Misalnya angka 20000000000001 tidak mungkin muat tampil dalam satu sel
#DIV/0! Kesalahan ini muncul jika Anda mencoba membagi suatu angka dengan angka nol (0). Gantilah anka nol tersebut dengan angka lain karena pengoperasian ini tidak dapat terdefinisikan
#N/A Kesalahan ini berarti "tidak ada". Jika sel yang ditunjuk rumus itu tidak ada, maka akan muncul pesan ini. Kesalahan ini bisa terjadi karena sel tujuan sudah terhapus
#NAME? Jika Anda mengetikkan sesuatu yang tidak dikenal Excel sebagai rumus, pesan ini akan muncul. Misalnya dalam pengoperasian =SUM(C1:C10), ANda salah mengetikkannya menjadi =SUM(C1-C10)
#NUM! Jika hasil rumus Anda berupa angka yang terlalu besar atau terlalu kecil maka pesan ini akan muncul pada sel. Angka yang terlalu besar adalah angka yang melebihi nilai 1 x 10^307, dan angka yang terlalu kecil adalah angka yang kurang dari -1 x 10^307
#NULL! Saat Anda menerapkan rumus pada dua buah range yang terpisah, maka pesan ini bisa muncul. Misalnya pada rumus =SUM(C1:C10,E1:E6), ada dua buah range yaitu C1:C10 dan E1:E6 yang tidak saling berhubungan. Jika Anda tidak membubuhkan tanda koma (,) maka Excel akan berusaha mencari perpotongan kedua range tersebut, padahal perpotongan tersebut tidak ada
#REF! Jika Anda secara sengaja ataupun tidak, telah mengganti (drag-drop) sumber rumus dengan angka dari sel yang baru, maka pesan ini akan memperingatkan Anda. Berhati-hatilah dalam memindah sel, pastikan tidak ada rumus yang mengacu pada sel tersebut
#VALUE! Pesan ini muncul jika Anda memasukkan teks atau karakter non-numerik pada sel yang dirujuk oleh rumus. Misalnya Anda menjumlahkan angka 10 dengan teks "lima" maka rumus tidak akan mendapatkan hasil yang diinginkan
Circular Reference Pesan ini memperingatkan Anda jika terjadi sebuah referensi melingkar. Artinya, rumus Anda tidak dapat diformulasikan oleh Excel karena targetnya berputar-putar dalam satu putaran rumus tanpa akhir.
Langganan:
Komentar (Atom)
Posting Komentar
Monggo, masukan, saran, kritik, pertanyaannya... :)